國際傳媒集團的周報制度
李映紅
  2006年11月14日16:58 【字號 】【留言】【論壇】【打印】【關閉
 
  隨著經濟全球化的進程,世界上的傳媒集團通過自行投資、合資以至兼並和收購等方式,已經發展到一個非常驚人的規模。這些傳媒企業可能擁有年收入數百億美元,擁有分布在全世界數十家以至數百家企業,擁有數千以至數萬講各種語言、生活在世界各地的員工。在這種情況下,集團總部需要及時了解公司內的業務發展現狀,以便能做出及時的業務決策﹔同時,總部對子公司也必須能夠實施有效的控制和管理,以便總部決策能夠得到子公司有效的貫徹。

  通過多年的實踐,世界上不少著名傳媒集團已經摸索出一系列行之有效的在財務、人力資源、業務發展等多方面的管理和控制方法。這其中,每周報表(以下簡稱“周報”)制度非常典型。

  在此,筆者以在默多克新聞集團的財務周報設計和制作之親身經歷,對其周報制度進行分析。

  一、國際傳媒集團的周報制度

  (一)什麼是每周報表

  在討論周報制度前,我們需要明白通常意義的財務會計(Financial Accounting)和管理會計(Management Accounting)之間的區別。

  財務會計所准備的財務報告(Financial Statement)面向公司管理層、股東、証監會等公司內外的人士,相對公開,而且相對非常精確。

  管理會計所准備的管理報告(Management Report)隻面向公司管理層,是公司的高度機密,是管理會計師們估算的公司的業績表現。我們這裡所要討論的傳媒集團的每周報表則屬於這一類。傳媒集團的每周報表,又稱每周估算(Weekly Estimate)或每周大觀(Weekly Flash),是傳媒集團每周將全世界所有業務的關鍵表現匯總后以最簡明的方式呈送給管理層的綜合報告。

  (二) 周報可能包括的內容

  1.上周損益表現和預算及去年同期之對比﹔

  2.全年累計損益表現和預算及去年同期之對比﹔

  3.上周現金流量表(包括應收和應付款項)﹔

  4.上周業務之其他關鍵表現指數(Key Performance Indicator)和預算及去年同期之對比﹔

  5.上周業務綜合評述,包括所發生的本公司及業界重大事件。

  關鍵表現指數對於不同行業的企業來講,是完全不同的。比如,電視媒體的關鍵表現指數就包括收視率、節目開支、廣告庫存率等等。而有的服務性公司會把顧客投訴電話數量也作為關鍵表現指數。通常,在條件許可的情況下,還會把主要競爭對手相應的關鍵表現指數列在周報內。

  美國政府向小業主們推廣應用周報制度,用的一個比喻非常形象:周報就是比分牌。

  (三)周報的目的和特點

  周報的受眾非常明確,那就是公司的管理層,它的目的也很簡單,那就是讓管理層及時了解公司及相關責任人的業務表現,以便及時做出相應決策及加以執行。

  周報因此有如下特點:

  1.簡明性。管理層事務繁多、非常忙碌,沒有時間也不可能仔細閱讀一份非常復雜的財務報告。同時傳媒集團的管理者們背景各異,並非全是財務專家,也不是人人都能讀懂太復雜的財務報告。管理學中著名的KISS(Keep It Stupidly Simple,保持愚蠢式的簡明)原則在周報中特別明顯。

  2.綜合性。周報與傳統意義的財務報告有較大區別,就在於其包羅萬象,除了通常的損益及關鍵表現指數外,還包括一頁或數頁業務綜合評述(Business Commentary)。千萬不要小看這份業務綜述,因為其通常是各子公司的財務總監親自操刀,並由子公司的總裁審閱。傳媒集團總部匯總后的綜述則由其首席財務官或財務部的主要負責人操刀。這樣的綜述內容包括公司在全球業務的各個方面,用非常精確的語言向整個管理層提供了快速了解公司全面業務狀況的機會。

  3.粗略性。相對於綜述的語言精確性來講,周報中的財務數字卻不可能做到完全准確。企業結賬通常是月底,因此在每周結束時很多主要的財務數據尤其是支出方面的財務數據並沒有入賬。這就要求各級管理會計師們對相應財務數據進行分析和估測。對於有經驗的各級管理者和管理會計師們來講,將主要財務數據誤差率控制在百分之五以內並非不可完成的任務。而通過全世界的匯總,傳媒集團總裁們看到的以百萬美元為單位的報表時,這樣的誤差率是完全可以接受的。

  4.對比性。周報是用來了解公司上周末的業務表現,因此與預算和去年同期比較是必不可少的,這樣,管理層就可以從中看到主要指標的完成狀況,並找出相關主要問題。

  5.廣泛性。周報不只是財務總監的事情,它其實是各級管理層的工作業績體現。在傳媒集團內,單憑口頭匯報是難以服人的,而周報則是總部了解各級管理層能力和表現的主要手段。鑒於此,傳媒集團內各級管理層通常會積極參與周報制度,包括審閱綜述,並在周報送往上級前做到對業務“牢記於心”。比如,世界著名傳媒大亨默多克先生在看完周報后,通常會立即拿起電話打給那些在上周末業務表現極佳或不佳的老總們,詢問數字背后的故事。那些因時差而睡意惺忪,或對業務根本就不精通的老總們的前途就可想而知了。

  周報作為管理報告的主要形式,除了每周七天是最為固定且相對較短的時間段外,還源於西方國家工薪階層多為周薪制。老板們在每周三發完上周工資“出血”后當然也很希望盡快了解自己企業的表現狀況。

  周報多以電子表格如Excel制作,再加以宏用於自動生成或打印相應報告。在傳媒集團各級財務部已經全面實現電算化。周報的設計通常是由總部承擔,一級一級地發送下去的。為了避免下級公司的“電腦高手”們在相應的格式上加以“創新”而增加報表匯總的難度,總部一般會將報表的格式修改功能以密碼保護。

  相對於較為公開的財務報告來講,周報是公司最高機密之一。為了保証財務數據的安全,在傳送過程中一般要求以加密的方式並嚴禁通過免費郵件發送。

  (四)周報制度中的每周劃分

  國際傳媒集團多執行從當年七月一日到翌年六月三十日的跨年財務報告制度。因此,在傳媒集團的周報制度中,第一周的第一天不是當年的一月一日,而是每年七月第一周的第一天。每月財務周的劃分是以4/5/4的方式進行。七月有四周,八月有五周,九月有四周,十月有四周,以此類推。這樣一年就有五十二周(個別年度有五十三周)。

  (五)周報的制作過程

  如果按公司、地區總部、集團總部全球三級來簡單劃分國際傳媒集團,下面就是其周報制作可能時間表:

  1.公司:

  * 周二開始收集上周相關數據,特別是收入方面的數據﹔

  * 周三上午得到工資數據后,完成整個周報包括綜述﹔

  * 周三中午,公司總裁、財務總監和管理會計師們審閱周報﹔

  * 周三下午兩點將報告傳給地區總部。

  2.地區總部:

  * 周三下午陸續收到各子公司的周報﹔

  * 管理會計師會將相應數據導入財務系統,並由其自動生成相應的財務報表﹔

  * 管理會計師然后會對相應的財務報表進行批判式審閱(Critical Review),遇到問題及時與子公司財務總監進行溝通﹔

  * 周三下午地區總部管理層收到相應的匯總報表並進行審閱,遇到問題時會與子公司總裁溝通﹔

  * 周四上午地區最后完成周報匯總和業務綜述﹔

  * 周四下午將相應報表發給全球總部。傳媒集團總裁行蹤不定,但各地區的財務部都能及時把握其動向,並將相應報表傳真給總裁所在的世界任何角落。

  * 周五,將打印包裝后的綜合報告發給總公司和地區總部的主要領導人。

  3.全球總部:

  * 周四下午收到全球財務周報﹔

  * 管理會計師們在匯總后,及時進行批判式審閱,並及時與地區財務總監溝通﹔

  * 周五上午完成周報全面匯總,並由首席財務官或財務部主要負責人完成業務綜述,交由集團全球總裁及其他主要領導人審閱。

  從上可以看到,周報的制作在各級財務部時,都有一定的停頓,因為各級管理層和財務部門需要將所有信息進行理解和消化,並與下級公司的管理層和財務主管進行交流。這樣的溝通和交流,包括下面所提到的意見反饋,是周報制度甚至傳媒集團良性運行的精髓。

  (六)周報的意見反饋過程

  此份在默多克的新聞集團常被稱為“藍皮書”(Blue Book)的周報不只是一個匯報過程,還有總部對各地區或公司業務的反饋過程。像上述傳媒集團總部管理層在每周四下午收到傳真五或周五收到最后的財務匯總后,會與各地區總部包括重要公司負責人進行交流。前面已經提到默多克與其各級管理層的溝通方式。

  各地區總部及各子公司然后會層層下達,並部署相關任務和決策。

  三、傳媒集團周報制度存在的挑戰和應對策略

  (一)缺乏基本財務數據

  前面提過,百分之五是對各級管理層和財務主管的巨大挑戰。在傳媒集團周報制度內,毫無疑問,初級公司的周報准確與否是成敗之關鍵。由於周報產生時,並沒有很多財務數據,要控制到百分之五的估差並不容易。

  在周報的制作過程中,財務人員通常會遇到下列公司內部溝通的困難:

  * 財務部門沒有及時掌握生產部門的原料開支情況﹔

  * 財務部門沒有掌握大項生產開銷的情況。對於一家報紙或電視台來講,突發的事件意味著增加採訪和差旅,如果在周報未能體現這些數據,相應的財務分析的准確度就大打折扣﹔

  * 業務部門沒有及時將相應的合同及收入數據、營銷合同及相應活動周期情況以及其他大項開支通報財務部門。

  傳媒集團的應對策略通常是:

  * 建立專業化的財務隊伍。通常管理會計師隊伍會包括生產會計師、銷售會計師、營銷會計師。這些會計師向財務總監匯報,歸財務部領導,但工作地點和場所均在生產、銷售和營銷部門,並協助相應業務部門領導進行財務管理﹔

  * 建立財務部和業務部門的良好溝通機制。財務部除了要向業務部門說明周報制度的重要性外,還應積極為業務部門提供其他分析服務﹔

  * 從制度上保証各業務部門必須提供相關數據。在子公司內周報之下還建立責任報告(Responsibility Report)。責任報告體現各業務部門或責任中心之業績,是周報的基本信息來源。

  (二)“創造性財務”(Creative Accounting)

  周報制度中的大忌就是可能存在的子公司或地區總部管理層為局部利益而人為“創造”數據,以片面提高或降低其業務表現。

  提高業績表現大家可能會理解,但為什麼有時候子公司會希望把業績降低呢?通常這發生在年度預算之前。在本年任務已經有把握達到上級管理層的要求后,子公司不希望年度業績預期過分出色,而讓上級對來年有過高的期望值。當然,上級部門最后是能通過更為精確的財務會計報告了解實際情況的,但財務會計報告通常會滯后數周,而且分析深度上不夠。這樣下級管理層就可能與總部打一個時間差,而贏得一個相對輕鬆的預算指標。

  應對此類問題的辦法不多,關鍵在於上級管理層和財務人員對於相關業務的精通程度,並通過批判式審閱的方式與下級管理層和財務人員溝通,以減少這種“創造性財務”的機會。

  (三)周報制度流於形式

  不可否認的是,在一些傳媒集團,周報這種重復性很高且佔據時間的工作,容易受到各級管理層和業務部門的抱怨以至怠慢。同時,如果財務人員與業務脫節,也很容易導致周報的內容准確性不高,且不能識別上述“創造性財務”之問題。

  周報制度對於傳媒集團重要性不言而喻,因此為避免其流於形式,集團總裁對於此項工作的重視程度十分關鍵。而各級財務人員應當深入了解公司業務,並向相應的管理層提供多種形式的財務分析。這樣周報制度才能真正體現其在實施業務管理上的價值,且為各級管理層所認可。

  事實上,周報制度成敗之關鍵在於各級管理層特別是集團總裁是否重視,及財務管理隊伍是否能夠理解公司業務和戰略方向。

  制作周報的各級財務主管在傳媒集團中擔當著極其重要的角色,因此其薪酬待遇是相當優厚的,而且由於其對公司業務的綜合了解,在職業發展上有著成為各級財務總監甚至總裁的機會。

  四、總結

  國際傳媒集團周報目的在於讓管理層及時了解公司及相關責任人的業務表現,以便及時做出相應決策及加以執行。周報制度是傳媒集團控制和管理各級總部和子公司的主要手段之一,它需要各級管理層和財務主管的廣泛參與。

  周報制度成敗之關鍵在於各級管理層特別是集團總裁是否重視,及財務管理隊伍是否能夠理解公司業務和戰略方向。

  相信周報這種方式會越來越多地受到中國傳媒企業的接受和歡迎。

  參考文獻:

  Robert N Anthony, James S Reece & Julie H Hertenstein 1995.Accounting: Text and Cases (9th Edition). Irwin.

  Stephen P Robbins, Rolf Bergman & Ian Stagg 1997: Management. Prentice Hall.

  映山紅.海外報業之謎(四)報業巨頭的藍皮書.Chinabyte網站 (www.chinabyte.com)

  (作者系浩騰媒體中國區財務總監,星空傳媒集團前任中國區副總裁)






 

來源:人民網──視聽界雜志 (責任編輯:燕帥)


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