以“變”的思維做好出版保障工作

張弘駿

2019年06月14日15:39  來源:中國新聞出版廣電報
 
原標題:以“變”的思維做好出版保障工作

  【核心閱讀】

  總編室的工作頭緒多,隻有思路清晰,才能明確前進的方向。現代管理學認為,一個完善的管理過程,由決策、執行、監督、反饋和總結幾部分組成,循環往復,螺旋式上升。在出版工作的這幾個環節中,總編室需要找准自己的定位,把該統籌的統起來,把重點突顯出來。

 

  根據《圖書編輯工作基本規程》的規定,總編室是總編輯的指揮和參謀機構,是編務工作的組織者和管理者,主要職責包括組織制定實施規劃計劃、協調各環節、聯系有關方面,加強質量管理、版權管理、書號管理、信息歸集等。各出版社結合自身實際,有的總編室還負責裝幀設計、法務、印制等工作。盡管分工不同,但是總編室的工作總體上是頭緒多、事務雜,政策性、程序性強。如何提高總編室工作的質量?筆者以為可以從四個方面下功夫。

  統分結合 突出重點

  總編室的工作頭緒多,隻有思路清晰,才能明確前進的方向。現代管理學認為,一個完善的管理過程,由決策、執行、監督、反饋和總結幾部分組成,循環往復,螺旋式上升。在出版工作的這幾個環節中,總編室需要找准自己的定位,把該統籌的統起來,把重點突顯出來。

  一是決策環節。總編室要當好社領導的參謀助手,參謀的主要方式是分析研究問題、提出合理化建議。這就要求總編室的工作人員不僅要當好辦事員,更要當好研究員,對每年的圖書出版情況進行分析、提出改進措施。

  二是執行環節。總編室要抓好組織協調,重點是牽頭組織制訂選題計劃、組織實施部分重大項目。這一環節,我們要與各編室的工作區分開來,做到牽頭組織或者查漏補缺,絕不喧賓奪主,更不包辦代替。

  三是監督環節。總編室要抓進度督促、質量檢查等工作。做好監督,核心一條就是堅持管辦分離,不能既當運動員又當裁判員。比如,在美編費用結算上,如果總編室負責費用標准審核,就不應參與美編的選用。

  四是反饋和總結環節。總編室的主要任務是建章立制,把好的做法以制度的形式固化下來。

  化繁為簡 返璞歸真

  工作就是發現問題、研究問題、分析問題、解決問題的過程。發現問題是基礎,解決問題是目的,問題找對了、解決好了,工作質量自然就提高了。如何高效率地解決好問題呢?

  思路之一:把復雜的問題簡單化,以最低的成本、最簡潔的程序,實現最高的效率、最好的質量。比如,出版物定價的方法很多,除了成本定價,還有印張定價、市場定價、需求定價等,多數出版社採取印張定價法。目前,我們在試行印張定價,將來多數圖書根據印張單價、歷史定價來確定價格,隻需要走審批程序就行,復雜的問題就簡單化了,可以節約很多時間成本。

  思路之二:用電腦和軟件來代替人腦和手工,把更多的時間和精力用在創造創新上。近幾年,通過推行ERP系統,逐步減少流程的線下運轉,工作效率有所提高。但是,還存在部分老問題沒有解決,又出現新問題的現象。其中,一個老問題是合同沒有上系統,沒有支付提醒功能,稿酬支付的及時性無法保証。建議下一步把合同重要條款上系統,起碼要開通稿酬提示功能,最好能夠實現支付后自動給作者發短信、郵件。

  由點及面 串珠成鏈

  總編室的一些工作系統性強、周期長,不可能一蹴而就,需要長期規劃、穩步推進,從而積水成海、積沙成山。我們堅持每年抓住其中一個點,力求逐點突破,最終帶動面上的提升。

  比如,研究確定出版物設計總體風格是出版社的一個大課題。裝幀設計既是出版物外在的形,也反映著出版社內在的魂。設計總體風格需要從每一本書入手逐步積累和提升,也需要進行系統規劃和專項研究。從2014年開始,黨建讀物出版社先后研究了確定版式、社標社名、常用色值,今年重點是研究字體。這些設計的基本要素完備后,下一步就是把這些珠子有機整合,串聯起來進行整體設計。為此,我們牽頭成立了裝幀設計項目小組,匯聚大家的智慧,進行集中攻關,希望能盡快有所收獲。

  再如,加強質量管理是一個永恆的主題,出版物質量涉及內容質量、編校質量、設計質量、印制質量。以往,我們重點關注內容質量和編校質量,質檢也是突出這兩項。下一步,考慮把設計質量、印制質量也作為質量管理的重要內容,逐步完善相關的標准,努力構建一套完備的質量管理體系。

  化零為整 共建共享

  出版工作很具體、瑣碎,需要加強整合、握指成拳。互聯網之所以改變了整個世界,靠的就是網絡的互聯互通、資源的共建共享。互聯互通、共建共享是網絡時代社會發展的大趨勢,也是出版事業發展的必然要求。

  一是強化網絡意識和平台意識。出版工作信息量很大,如果點對點傳輸效率低下,需要有一個互聯互通的網絡平台。將常用信息整合到OA(辦公自動化)上,可以解決信息不完整、不對稱、不及時的問題,提高信息安全共享的水平。黨建讀物出版社總編室一直堅持維護OA上的選題計劃、選題進展、常用表單、合同文本、獲獎情況、經驗交流等內容,努力為大家提供最新信息,這樣可以避免出現信息孤島、業務孤島現象。

  二是強化資源整合意識。比如,整合檔案資源。除了財務檔案之外,其他檔案均應統一立檔原則、統一存放、專人管理、全部電子化,避免檔案重復保存或者遺漏丟失,並開通電子查檔的功能,按照權限進行查閱,把死的檔案變成活的資源。再如,整合圖片資源。編輯用過的圖片都分散在個人手中,圖片信息相互之間不共享,經常出現為了找到一張合適的圖花費很大力氣,事后發現在以往的書中已經用過,甚至質量更好。針對這個問題,可以利用技術平台建立數據庫,並實行信息採集積分制,對主動提供有效圖片、信息等資源的給予積分,積分多的可以得到一定的獎勵,培養全社共建共享信息的主動性。

  提高出版工作質量永無止境。總編室作為出版社的樞紐和橋梁,就應該做一個總在“變”的部室,率先變革,率先創新,不斷創新工作方式,持續改進工作質量。

  (作者單位:黨建讀物出版社)

(責編:趙光霞、宋心蕊)

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