浅议发行站的财务管理
邵  洁
  2007年09月19日16:57 【字号 】【留言】【论坛】【打印】【关闭
 

  大多数报社(集团)目前均成立了自己的发行公司,发行公司又下设许多发行站。报业自办发行相对邮局来说起步要晚,对于分级管理缺乏统一的模式,基层发行站各自为政,各有各的做法,期末汇总报账存在很多弊端,违背了财务控制应从事前做起的原则。基层站点的财务工作是发行公司财务的基础,财务是否健康有序直接关系着企业是否健康有序,如何统一规范有效地管理国有企业的资产,实现国有资产的保值增值,温州报业发行有限公司结合实际工作的特点,正从以下几方面建立和加强发行站的财务管理:

  业务培训方面

  从事会计工作的人员,必须取得会计从业资格证书,每年必须参加一定学时的继续教育培训。由于发行站的财务人员财务基础知识都比较薄弱,流于形式的培训学习起不到根本的作用,如何从根基上提高他们的业务水平呢,公司摸索出了一些方法。

  ⒈从思想上培养每位站点内勤的财务意识。他们首先是财务人员,其次才是内勤,他们的日常工作就是做好发行站的报款管理、费用报销、发行站的内部财务报表。每个发行站下辖的发行员少的有二十来人,多的达七八十人,相当于一个个大小不一的企业,如果没有统一的财务制度来管理,其混乱局面可想而知。站点的财务人员是财务工作的第一线人员,面对一线的投递员,面对一线的顾客,他们的工作质量直接影响到公司的财务质量。为此公司要求每位发行站的财务人员都必须考取会计证持证上岗,对自己工作的岗位要重视与负责。

  ⒉从日常工作中指导规范的报账流程。思想认识提高了,行动上要如何才能跟进呢?公司采取了手把手的方式,规定了统一使用的会计科目,设计了统一格式的发行员工资计算表与发放册、开票申请表、业务提成表、分类信息统计表、发行站定额费用表、发行站内部资产负债表等,为了让发行站用好这些报表,公司还把常规的业务往来做成统一的记账凭证。以上这些资料均放到公司的办公系统上,供有权限的发行站财务下载使用。规范之后的好处是,不仅加强了数据的纵向横向可比性,也为各站的自行管理提供了参考,另外还规定了可以报销的费用以及报销的范围比例,让各站点对费用的控制有据可依,规定之外的费用另行报批。

  ⒊不断提升站点财务人员的专业知识水平。虽然站点财务不面向税务与财政,工作较单一,但不能因此松懈自己对业务知识的学习以及对公司财务制度的把关,对于不合法的凭证要勇于拒收并陈之以情,对报款的统计催收要严督促勤把关,对订报发票的保管领用回收归档要认真负责,定期不定期进行发行财务知识的集体探讨与研究,逐步完善与改进站点的财务管理。现在公司有五个县的发行站申报成立了发行分公司,对分公司财务人员的专业知识要求又有一个新的台阶,如何让财务人员胜任分公司的运作,让他们直接面对税务呢?为此我们走访了当地税务局,把我们的实际情况做了汇报,要求目前分公司的企业所得税均实行汇总交纳,各分公司在当地可以领取经营发票,按实际收入交纳营业税及附加,大大减轻了分公司的财务操作压力,待时机成熟时,脱离总公司的手把手财务管理。

  ⒋从收支两条线上严把站点财务关。过去发行站是直接坐扣发行费率然后差额上交报款,而且报款的回笼很不及时,现在有了汇创发行系统之后,谁的报款还欠着未清都是一目了然,报款设专户,报款全额上交,专户只进不出,建立严格的数据与款项核对制度,并保证在规定的时间内及时划拨款项,确保了国有资金的安全。费用报销另设户头管理,虽然发行站的费用已经切块,但也不能在“块”里想怎么用就怎么用,站点财务要为公司做好一线的内当家和参谋,掌握行业经营的特点,为公司理好财,公司根据各发行站的经营特点及实际情况,划拨每个发行站一定的备用周转金,每月的25日至28日为发行站费用报销日,费用经审核确认后予以报销。

  职业道德方面

  除了不断加强业务学习外,公司还非常重视站点财务的职业道德教育。

  ⒈培养站点财务自觉遵守财务制度的意识。主要内容包括:爱岗敬业,诚实守信,廉洁自律,客观公正,坚持准则,提高技能,参与管理,强化服务。会计职业道德教育是会计法律制度正常运行的社会和思想基础,两者有着共同的目标,相同的调整对象,承担着相同的责任,在实施上相互作用相互促进。我们的发行公司是国有企业,我们管理的是国有资产,每一份收入都要清清楚楚归账,每一份税款都要认认真真计算交纳。

  ⒉培养站点财务诚实守信的职业操守。站点财务人员是发行财务队伍的基础,提供上交的原始凭证与数据都是公司财务的第一手资料,要在工作中养成实事求是的作风,如实反映,正确记录,保持职业审慎的态度。站点财务一年经手的报款将近1亿,必须严格遵守报款管理制度,保证在规定的时间内划拨款项,确保巨额国有资金的安全。

  3.培养站点财务注重基本技能的提高。会计工作既是经济管理工作同时也是服务窗口,在职业活动中涉及各方面各层次的不同利益人群,要用恰当准确的语言和文字与大家交流沟通,让大家支持理解发行工作。在工作中还要对自己提高要求,熟练运用电算化工具以及网络操作系统等实务操作能力。按照税法规定个人所得税的征收起点为个人月收入1600元起,这个人收入包括工资,奖金,加班费,节日费,各类补贴等,有些发行员很不理解,辛辛苦苦的加班费还要扣税?节日发点福利也要扣税?为此,公司在内部刊物《温州发行人》上开辟一期专栏,专门讲解《个人所得税法》,同时对发行站财务人员先进行培训,然后在他们自己理解的基础上再做了发行员的思想稳定工作。

  内部控制方面

  发行工作复杂而且发行环节较多,建立一套完整的财务内控制度将对报刊发行工作起到很大的促进作用。既提高了经营管理效率,保证信息质量真实可靠,保护资产安全完整,又促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现。

  ⒈不相容职务相互分离控制。数据录入与报款管理分开,微机管理与数据录入分开,业务经办与会计记录分开,会计记录与财产保管分开,业务经办与稽核检查分开,授权批准与监督检查分开。不定期对站点的发票管理,发行数据管理,资金管理,档案管理进行稽查,发现问题立即予以纠正指导。

  ⒉授权批准控制。如何在既定的费率里用好每一分钱?公司规定授权分为一般授权与特别授权,一般授权即核定的常规性的“块”内费用总经理授权站长管理,特别授权即对非经常的例外的重大的“块”外费用的授权管理,对“块”外的费用实行事前审批制度,在批准额度内可以直接报销,超额部分另行再报批。这样有效地提高了大家的节约意识,很好地控制了经营费用

  ⒊会计系统控制。建立站点财务工作岗位责任制,对财务人员进行科学分工,使之相互监督和制约,要求按规定取得和填制原始凭证,按合理的流程传递凭证,协助站长当家理财。

  ⒋年度预算控制。每年为各站点确定预算的项目与标准。过去,县(市)发行站的发行费率是“按件结算”划拨后自行调配的,站点办公的16项费用均在发行费率中开支,个别发行站出现招待费、活动费等远远超标 ,而真正发到发行员手里的钱却很少,发行队伍很难维持。另,我公司的发行队伍在合并之前来自四报(温州日报,都市报,商报,晚报),用工来源非常复杂,有事业编制,企业编制,合同制,临时制,导致了同工不同酬,而且差距颇大,合并之后,队伍存在不稳定的因素,为此,公司领导经过多次周密地研究讨论,设定两年缓冲期,逐步做到同工同酬,虽然年预算费用增加了,但发行队伍稳定了,而且公司改自行调配为“分块”划拨之后,做到先缴报款后拨费,投递费率专款专用,原来的开支核准包干,大大提高了经济效率。

  ⒌报款回笼控制。过去本年度的发行报款回笼到次年的3月份还只达到报款总额的30%~40%,现在我们启用了汇创软件的平账系统,对报款的回笼进行了严格的控制,使报款回笼在次年1月15日就达95%以上,让国有资产的增值和安全均得到了有力的保障。

  网络管理方面

  有些站点的财务工作还处于手工操作阶段,离电子化现代化要求甚远,报业发行所要求处理的信息非常多,迫切需要通过先进的计算机管理软件等手段提升财务管理。

  ⒈征订与收款联网。预收报款往往会在发行员、发行站滞留,或直接坐扣办公费用,报款的安全收回,费用开支的合理合法在手工处理阶段都还是难以控制的。公司花大力气大投入为所有站点配备电脑,不惜代价开发了发行汇创系统,公司各科室及二十一个县市发行站全部联网,实行网络电算管理。订报情况一目了然,如何让汇创系统与财务有关系统联网,公司目前正在研发一套新系统,让汇创系统的订报情况与财务的收款挂勾,给每一位订报人员一个固定的识别编码,他们存报款时必须填上自己的识别码,那么通过网上银行公司财务就可以查询该订报人员上报订报数的到款情况了,然后在系统中直接做收款标志,而无须等银行回单到达后逐笔逐人确认,浪费了许多人力物力。

  ⒉报销与审批联网。对于站点的费用支出,公司也另外研发了一套系统,给每个站点一个固定的可识别编码,站点财务人员把需报销的费用单据录入系统,打上自己的站点编码,上传至公司财务,公司财务在收到发行车带来的费用单据原始凭证后,经审批程序审核通过就可以直接通过网上银行报销该笔费用;不能通过审核的费用单据随单附上理由让发行车第二天带回站点调整。

  ⒊报表与OA联网。OA是我公司的办公自动化系统,如何让各发行站的财务状况及时便捷地上报公司呢?财务部与网络部经过多次探讨,已经有了一套可行的方案。首先公司财务部为各站点制作了统一格式的各内部报表,网络部制成电子版本后挂在OA上供各站点下载,然后各站点按月上传,审核通过的可报下月报表,没有通过审核的可以通过OA系统直接反馈给各站点,各站点修改调整后重新上传。

  在发行站的财务管理工作中,我们深刻体会到要耐心细心操心,同时,发行站的财务管理水平提高了,也就是发行公司整体的财务管理水平提高了。(作者系温州日报报业集团温州报业发行有限公司 财务部主任)

 

来源:人民网-《今传媒》 (责任编辑:孙宇贺)


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