利用endnote有效帮助研究生论文检索写作

以新传专业为例

逯紫茜

2016年08月03日09:26  来源:今传媒
 

摘 要:在知识大爆炸的数字化信息时代,信息资源迅速增长,人们检索信息变得更为便捷。但信息混乱等情况却确实影响着人们的资源利用效率。对于研究生而言更是如此,在撰写论文的过程中,对参考文献的排版引用等工作让人极为头疼,更为甚者是影响了学术成果的输出展示。若能更好解决这一问题,会有效提高工作效率,提升科研者们工作学习积极性。因此,学习利用好如endnote类似的文献管理软件显得更为迫切。本文以新传专业为例,就研究生如何利用endnote这一主流信息检索软件从而提高论文使用效率做简要分析。

关键词:Endnote;文献著录;文献管理;文献搜索;endnote与word;endnote缺陷

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1672-8122(2016)07-0128-02

随着时代的发展,海量的数据资料充斥着人类的生活,从新闻角度来说,信息发布从单一走向多元,新闻把关变得非专业化,言论自由看似达到了一个新的高度,实则存在着信息混乱等更为严峻的问题。对于新闻与传播类研究生来讲,一个专业素养的养成,不仅靠专业基础知识,还要随时跟进信息变化,在确认其真实性的基础上需要对大量信息进行辨别与分类整合。但当下事实却是信息混乱影响着学术成果的输出展示,同时也影响了信息的及时发布,这是对一个新闻专业者最大的考验。为了消除这种尴尬,有效利用好文献资料和信源价值,一些参考文献管理软件应运而生。

一、选择endnote的原因

1.软件是社会需求产物。随着网络的盛行,人类的学问由以前的纸质化时代发展到以网络为主的信息化管理时代。在全球村背景下,人们只需要动一动手指,就能搜索到几乎所有需要的资料。但信息同时大量充斥伴随着信息失实、信息重复等情况。失实和重复虽然可通过反复确认来辨别,却无疑加重了工作量,并且是可以避免的。这种参考文献的诞生便为提高使用者工作效率、避免重复工作提供了可能。

2.文献著录规则化。我国自2005年起,就针对文章后部参考文献著录规则做了一系列规定,详细可参考《文后参考文献著录规则》。这个标准将不同类型的文章做了不同规定格式。“按照著录对象,分为专著、专著中的析出文献、连续出版物、连续出版物中的析出文献、专利文献、电子文献这 6大类型”[1]。

我国颁出这样的新规定,某种程度上是国家进步的体现。这项规定规范了文献管理,对学术发表的严谨度要求提升了一个高度,同时,对文献检索者、专家、学者和学生的文献发表也提出了更高的文献素质要求。

3.软件需适用国情。大数据造成了海量的数据需要具体检索。国外文献管理软件通行的主要有endnote、mendeley等,在国内主要有noteexpress、医学文献王等。

虽然中国近几年在文献管理软件上做得已有了明显提高,但不得不承认,国外在软件方面做得较中国更早期也更为完善。对于国外的软件,笔者认为中国可抱有他山之石的学习态度。在国外的软件中,选择EndNote管理引用参考文献一直是主流选择。“Endnote 由Thomson Corporation下属的Thomson ResearchSoft 开发。Thomson ResearchSoft是以学术信息市场化和开发学术软件为宗旨的子公司。[2]”不过近几年来,不断有使用者提出对于中国使用者而言,noteexpress更为方便,因为其对于中文的适用性、支持率更高。但就检索广泛度而言,还是endnote更占国际优势,因为其支持国际期刊的参考文献格式有3776 种,写作模板几百种,涵盖各个领域的杂志。

二、endnote简介

EndNote参考文献目录管理软件,“是由美国科学信息所研制开发的应用软件,目前已经更新到第15版”[3]。

Endnote的功能主要有三方面:文献搜索;文献管理;文献编辑。在这里先来对几个概念做一下区分:

“Library :用来保存参考文献数据的文件,即database;Filter:即把检索获取的参考文献导入到EndNote的过滤方式。由于数据来源不一样,因此数据格式都不一样,所以导入数据时要根据具体情况选择对应的Filter”;Style:样式,即参考文献的格式。可根据投稿需要选择或自定义格式;Reference Type:参考文献类型,如期刊、图书等。

三、endnote文献搜索

文献搜索在某种意义上也就是创建个人数据库。创建个人数据库有三个主要步骤:a.手工输入建立文献记录;b.在线检索建立文献记录;c.检索结果导入文献库:数据库结果导入、搜索引擎结果导入。

具体步骤:打开endnote软件,选择creat a new endnote library,也即创建一个新的个人数据库,若有已有数据库,选择打开已有数据库。保存为enl.文件,建议保存在非系统盘内,避免因重装系统而导致的数据丢失。在个人数据库中分组(group),便于浏览和管理文献,每个组可以相对应一个主题。group的概念,相当于文件夹,最多建500个;同时在每个group里可建立group或smart group;相当于再次分组。一篇文献可以同时放在多个群组;从群组中删除的文献,仍保留在数据库中。

1.手工输入,较少使用。New reference界面,下拉栏选择保存文献种类,一般为英文显示。下方输入auther、year、title等。首次输入的作者、期刊名和关键词显示红色,之后这些文字会在Term list自动登记在案,下次输入同样文字时会自动跳出并显示为黑色。作者名的表示方式有三种: daren li;li d R;li,da ren。当需要做笔记时一般在下方的notes一栏输入。文献记录输入好后直接关闭窗口或在File处点击“Close Reference”就会自动保存文献信息。

2.在线联网,较多使用。选择tools中online search,在提供引擎中选择一个搜索网站,比如Pubmed(NLM)。Search for:输入检索词;in field:选择搜索字段。选择下载篇数。注1:需要注意,在线检索后,文件是以暂时下载的状态存在的,若关闭则文件丢失;注2:可以通过Shift和ctrl键选择需要的文献保存;注3:下载文献只是摘要,若需要全文显示需选中另行全文下载。

3.检索结果导入endnote,以cnki为例。许多数据库都有直接的Endnote导出格式,即使没有导出格式,我们也可以根据简单的变换把文献记录导出。“但是部分数据库,主要指中文数据库,我们则需要自行编辑过滤器将文献导入文献库。[4]”中国学术文献出版总库:cnki网站搜索,选中文献,选择存盘,在弹出页面中选择endnote,输出到本地文件。保存为txt格式。在endnote软件中选择import。同样的道理,有时我们会在网站下载一些pdf格式的文档,用同样的步骤可以将本地的pdf文件导入到endnote中去。

四、endnote管理文献

“endnote文献管理功能包括添加、删除、排序、去重、标星等一般性管理,也包括自动分组、统计分析、形成统计图表等智能化管理。[5]”前者是较为普遍性功能,但后者却是区分其他不完善软件的特殊功能,是评估软件性能的重要标志。

当需要用endnote对文献进行管理时,可通过打开endnote个人数据库,点击文献前方year排序浏览,浏览摘要,根据重要程度加星标,再通过点星标二次排序,文献便会按星标重要次序进行排列。通过ctrl+选中文档右键,选择show selected references可只显示选中文献。在my groups区域,可创建文件夹,右键creat。可通过拖拽和右键添加的方式将文档放进分组。Endnote支持两级目录,在母文件夹目录下可继续创建文件夹。注:创建smart group,它可自动检测包含关键词的文献进入文件夹,也即通过作者、年份、条件等进行自我分组,这是endnote强大功能体现之一。右键选中文献全文下载;右键粘贴或拖拽本地附件。

五、endnote在论文写作中与word适配性

EndNote 除了具有强大的文献管理能力,还能方便地将文献插入到Word文档中,并依据不同期刊的要求,自动生成对应的参考文献格式。这解决了不少研究生在论文写作中最为头疼繁琐的问题之一。

1.利用EndNote提供的期刊模板撰写文章。在Tools中的Manuscript templates中查找所要投稿的期刊模板后,便可以根据向导一步步填写相应内容。在文章中按期刊参考文献格式要求直接插入参考文献,如果有删除或插入的参考文献,系统会自动改写参考文献序号及顺序。

2.在word中插入引用脚注。安装好endnote之后,word中会自动出现endnote插件图标,光标放在需要插入位置,打开endnote选中文献可直接插入word中。在word中,endnote可根据选择不同投稿类型自动更新脚注格式。脚注格式重要性在前文已提过,不再赘述。Endnote还提供了论文模板和引文编排功能,在某种程度上为研究生的论文誊写提供了方便。

六、endnote缺陷

不可否认,诸如endnote这类软件的出现大大提升了工作者的工作效率,但是在使用过程中还是会显现出一些缺陷,若能有效改进这些问题,Endnote又会增进一批新的用户群。

1.endnote与word不能兼容:在安装过程中因为没有先关闭office等原因,导致endnote在word中不显示,就此网友总结了几种解决办法。其中使用反馈率最高的方法是:在endnote安装目录里找到EN9CWYW.dot/EN9Cwyw.WordXP. wll这2个文件,copy到C:\Documents and Settings\你的用户名\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP文件夹里即可;2.endnote与中文适配性较弱,甚至无法显示中文:这样就导致了很多国内使用者抛弃老牌endnote转而使用noteexpress。网上流传的多为网友自制汉化版;3.endnote兼容软件较少:除了与word兼容以外,与wps等软件都不兼容,这无疑会缩窄用户量。

当今时代,已不仅仅是拼人才的时代,而是一个拼效率的时代。怎样才能提升自己的竞争力,提高自己的效率才是一个研究生应该关注的。Endnote作为一款资历深、市场广的信息检索软件,其功能的强大毋庸置疑,虽然受到一些新兴软件的冲击,但其市场广度依旧不容小觑。不只是针对某一类研究生,所有研究生在进行文献检索与管理时,面对海量的文献资料,仅仅学会熟练掌握是远远不够的,更要学会科学有效的管理与使用。因此,学会有效利用这类文献管理软件将是新一代学术工作者不可或缺的能力之一。

参考文献:

[1] 朱大明.学术会议文集析出参考文献著录的规范化[J].中国科技期刊研究,2014(12).

[2] 姚炜,陈兰,王德.基于Endnote的CNKI文献导入方法[J].现代情报,2008(1).

[3] 焦艳平.Endnote个人参考文献图书馆简介与基本使用方法[J].现代图书情报技术,2004.

[4] 最受欢迎的文献管理工具[EB/OL].国家科学图书馆讲义,http:// www.docin. com /p-537010208.html.

[5] 陈定权;刘颉颃.参考文献管理软件评析与展望——以Endnote、NoteExpress为例[J].现代图书情报技术, 2009(Z1). 

(责编:霍昀飞(实习)、宋心蕊)

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