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科技期刊導入ISO9001的幾點認識與體會

趙帆 潘鵬

2015年05月12日10:20    來源:今傳媒    手機看新聞

摘 要:本文探討科技期刊導入ISO9001質量管理體系的特點,以《棉紡織技術》為例,分析了科技期刊顧客要求的復雜性、產品質量更強調精神產品質量、具體質量記錄載體和形式更具多樣性的特點,並總結了《棉紡織技術》實施ISO9001質量管理體系的效果和應注意的問題。認為科技期刊導入ISO9001質量管理體系有助於科技期刊綜合質量的不斷提高,在導入的過程中應對顧客要求、精神產品質量和記錄方法給予必要關注。

關鍵詞:ISO9000﹔質量管理體系﹔科技期刊

當前,在企業中已經廣泛實施了國際通行的ISO9001:2008質量管理體系來保証產品質量和提升企業管理水平,提高企業美譽度,增強市場競爭力。而實施ISO9001:2008質量管理體系認証的企業以生產有形實物為主的制造企業為多,文化媒體類企業很少,但近年來也有增多趨勢,如上海東方衛視、千龍網等,亦有高等院校[1]、科技期刊[2-3]實施質量管理體系。作為媒體,科技期刊與有形實物產品有著諸多不同。為此,本文結合本刊ISO9001:2008質量管理體系[4]認証工作,就科技期刊與其他有形實物產品在質量管理體系中的不同點作以介紹。

一、科技期刊導入質量管理體系的特點

(一)顧客要求的復雜性

根據GB/T 19000:2008中關於顧客的定義[5],讀者就是科技期刊的顧客。盡管訂閱刊物的多為組織,如院校、研究院所、紡織生產企業及紡織相關單位,但刊物的真正使用者還是個人。這裡需要注意讀者與作者間的兼容性,科技期刊絕大多數作者就是刊物的忠實讀者,而讀者經過一定培養也可以成為作者。此外,本刊還擁有一定數量的廣告客戶,他們與期刊社有著經濟關系,因此也是期刊的顧客。

明確了顧客就要明確顧客要求。刊物價格、編印質量及訂閱、發布信息等相關服務方面,如編印質量達到相關規定要求、能准時寄送刊物、建立通暢的反饋渠道等顧客要求與生產有形實物的企業相同。但作為媒體,科技期刊不僅具有科技成果歷史記載功能,更具有著科技信息傳播、科學引領、教育等功能。因而顧客對先進適用科技信息的需求或期望這一精神層面上的要求顯得更為突出和重要。本刊顧客主要為從事棉紡織生產技術各個層面的技術人員,在兼顧生產、科研、教學需要的基礎上,刊物內容甄選更注重前瞻性、適用性和操作性,進而形成了不同於注重學術理論的“學報”和著重普及的“科普刊物”的獨特風格。同時,在信息爆炸的今天,顧客對信息的要求顯然具有變化速度快、需求多樣的特點,為此本刊在關注紡織科技信息的同時,通過實時更新編委和通訊員隊伍、走訪與調查顧客、參加專業會議及行業大型展會、加強與專家和作者的聯系、深入紡織企業調研、學習業內重要指導性文件等手段廣泛採集顧客要求。

法律法規及標准也不可忽視,雖然顧客通常不明示,但無論從宣傳規范化的角度還是從權威性的角度出發都是科技期刊必須遵守的,即隱含要求。本刊自認証以來,認真收集了編輯出版類、紡織類的法律法規及標准,在保証各法律法規和標准的有效性和適用性的同時對國家發布的重要文件予以關注,並對較重要或關系密切的進行了培訓。以“實用、可操作性強、向標准靠攏”的原則不斷修訂《棉紡織技術編輯規范》文件,指導日常編校工作,並將不發生違規行為定為質量目標之一。

(二)產品的精神特性

如前所述,科技期刊產品包含物質和精神兩部分。對於前者,本刊通過控制編輯差錯率和印裝抽驗合格率來保証。而后者是直接作用於顧客的意識形態之中,難以形成直接的剛性評價標准,它不僅要滿足個體需求,更多要滿足公眾利益需要及法規行政、政策要求。精神質量很難被量化,更強調主觀判斷,強調心靈的交融和精神的啟迪[6]。科技期刊的靈魂就在於傳播先進科技信息,為社會生產服務,為國民經濟服務。從這點來說,精神產品質量尤為重要。期刊不同於圖書,其連續出版和內容較“雜”的特性促使期刊更關注全局及長遠策劃。

為此,本刊廣泛征求專家、學者、讀者和作者意見,在每年年底對下一年度各期專題提前進行策劃,執行中再根據最新反饋信息進行一定調整,並由主編審核把關,保証全年報道信息的全面性和先進適用性。所有稿件進行不端文獻檢索,每期稿件隻有在經過全體編輯認可后方確定刊登。以讀者可參考程度為主要考察項目,定期進行讀者調查,並統計分析其中存在的問題,拿出解決對策。對於廣告客戶,由業務員、設計人員、設計主管、終審員、業務主管層層把關廣告制作全流程,並由專人對廣告內容進行審查,杜絕錯誤、夸大、虛假內容刊出,使其表達更真實、准確和可信。此外,在加強編輯隊伍及素質建設的同時,聘請一線資深紡織專家到編輯部為技術編輯﹔密切關注期刊在各大期刊評價數據庫中的排名情況,並逐年跟蹤其變化情況﹔積極參與期刊評審活動及會議,與同行交流編輯、出版經驗,促進刊物質量的提高。

(三)記錄載體與形式的多樣性

質量管理體系要求的可控和可追溯性必然使得大量內容需要被記錄下來。隨著時代的發展,目前本刊98%以上投稿及所有廣告來樣均為電子形式,與生產有形實物的企業相比,其載體和形式更具多樣性。

鑒於內文加工過程與廣告設計過程特點的不同,我們分別設置了不同的加工流程。對於內文,本刊實行的是“五審”和三校,即 “初審篩選”、“專業編審”、“責編選錄”、“集體會審”、“主編終審”和校對一校、責編二校和三校清樣。以《來稿處理表》反映稿件刊用情況,以《稿件評審單》反映專家審稿意見,以《編排作業表》反映組稿和校對情況。它們之間相互銜接實現內文編校過程的可控性和可追溯性。對於廣告,以《廣告設計制作流程單》跟隨具體廣告實現其制作過程的可控和可追溯性。

隨著2004年《電子簽名法》的頒布,電子簽名受到了法律認可,但電子簽名現多應用於電子商務領域,對應用環境和技術有較高要求[7],目前在質量管理體系中應用難度較高,因而對於以上記錄,本刊依然以紙張為載體,各個質量控制節點仍需由責任人親筆簽名確認。需要注意的是,目前很多科技期刊都在使用採編系統,每篇稿件的各類信息在系統中都清晰可見,相比傳統的手工操作具有清晰、檢索方便、備份容易、系統性強、統計方便的優點。隻要使用採編系統的各類人員保護好各自的密碼和用戶名,就能確定編校各環節的責任者,進而實現內文編校過程的可控性和可追溯性。從這一角度來說採編系統與質量管理體系具有良好的融合性。此外,電子文件的增多和網絡的普及使得電子郵件、QQ等聊天工具大行其道。與質量管理體系運行有關的信息,如與讀者、作者、專家、廣告客戶等進行交流和溝通的信息,採購信息的審批信息,不合格品及服務的評審和處理信息等,備份和管理工作難度較大,除各人員設定專用郵箱和QQ號並盡量不刪除往來郵件並及時備份外,利用採編系統強大的管理功能、信息傳遞和自動備份功能,也能達到較好的效果。

二、質量管理體系運行效果及注意問題

本刊導入ISO 9001質量管理體系以來已平穩運行了10年。通過ISO 9001質量管理體系相關文件和記錄的建立,規范了編輯出版活動,明確了各人員職責,事事有程序、作業有標准、體系有監督、不良有糾正。在質量體系具體運行中,以顧客為關注焦點的理念將顧客要求明確化、具體化、全面化,為確保刊物質量打下了堅實基礎﹔領導作用的充分發揮,使得質量管理具有強大的核心凝聚力和長久的推動力﹔全員參與則強化了編輯團隊的質量意識、市場觀念和工作作風﹔過程控制將各種工作差錯消滅在萌芽階段﹔管理的系統方法充分發揮和調控各部門、各過程和各文件直接的體系效應,有效避免了執行不力和重復勞動現象﹔持續改進的管理要求不斷審視自身、積極尋求改進機會,促使工作績效再上新台階﹔基於事實的決策方法保証了決策的先進性、有效性和可行性﹔互利的供方關系創造了雙贏的合作關系。目前,本刊質量管理目標中的編輯差錯率由最初的萬分之五收嚴到萬分之二﹔刊物連續六次入編《中文核心期刊要目總覽》﹔連續三次榮獲“陝西省科技期刊精品獎”。

當然,鑒於科技期刊的特殊性,體系管理在具體執行中也遇到了很多問題,科技期刊導入ISO9001后還應注意以下幾點:1.編輯加工過程中,雖然往來多為電子文件為主的信息,但其中大量的顧客信息也屬於顧客財產,組織應對其採取必要的保密措施。2.期刊印裝質量抽樣人員是否有抽驗資質及組織本身是否具備抽驗條件(儀器設備是否滿足檢驗需要),組織對何人進行抽驗授權。3.除對外包方(印刷企業和郵局)進行必要的評審外,在年度考核中還應注意印刷企業的《印刷許可証》以及與郵局的代發合同是否在有效期內。4.關注廣告差錯率與內文編輯差錯率制定中的不同之處及其合理性。

三、結 語

由於科技期刊的精神特質,其質量控制更具重要意義。通過導入ISO9001質量管理體系,借助其科學的管理理念、極盡細化的管理模式和完備的質量管理八項原則,更全面和客觀地了解顧客要求,制定出符合顧客要求的質量方針來指導質量控制,進而制定出符合現階段實際情況的質量目標,使質量方針有效分解並落到實處,圍繞持續改進下功夫實現質量管理質的突破,不斷督促組織各成員提高業務素質,通過事前控制,降低甚至消除不合格品產生的因素,以達到降低成本的目的,促使期刊以准確的定位、獨特的辦刊特色、高素質的團隊、過硬的刊物質量,在兼顧社會效益與經濟效益的情況下,將積極向上的精神文化理念注入刊物,開拓屬於自己的可持續發展道路,在科技期刊領域中佔有一席之地。

 (作者系:趙帆,陝西棉紡織技術期刊社責任編輯﹔潘鵬,陝西棉紡織技術期刊社責任編輯)

參考文獻:

[1] 邱建國,楊默函,李君等.教育部屬高校科研質量管理體系調查研究[J].北京大學學報(自然科學版),2013(2).

[2] 孔鉞.引入國際標准化管理體系 提高軍事科技期刊質量[J].編輯學報,2007(2).

[3] 李玉坤,孫景工,程靜華等.ISO9000質量管理原則在《醫療衛生裝備》雜志控制中的應用[J].中國科技期刊研究,2009(4).

[4] 國家質量監督檢驗檢疫總局,國家標准化管理委員會.GB/T 19001-2008 質量管理體系要求[S].北京:中國標准出版社,2008.

[5] 國家質量監督檢驗檢疫總局,國家標准化管理委員會.GB/T 19000-2008 質量管理體系 基礎和術語[S].北京:中國標准出版社,2008.

[6] 李懷林.認証研究[M].北京:經濟日報出版社,2004.

[7] 王思葉,陳恭亮.電子簽名法若干問題研究[J].信息安全與通信保密,2006(8).

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(責編:汪倩(實習生)、宋心蕊)




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