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科技期刊导入ISO9001的几点认识与体会

赵帆 潘鹏

2015年05月12日10:20    来源:今传媒    手机看新闻

摘 要:本文探讨科技期刊导入ISO9001质量管理体系的特点,以《棉纺织技术》为例,分析了科技期刊顾客要求的复杂性、产品质量更强调精神产品质量、具体质量记录载体和形式更具多样性的特点,并总结了《棉纺织技术》实施ISO9001质量管理体系的效果和应注意的问题。认为科技期刊导入ISO9001质量管理体系有助于科技期刊综合质量的不断提高,在导入的过程中应对顾客要求、精神产品质量和记录方法给予必要关注。

关键词:ISO9000;质量管理体系;科技期刊

当前,在企业中已经广泛实施了国际通行的ISO9001:2008质量管理体系来保证产品质量和提升企业管理水平,提高企业美誉度,增强市场竞争力。而实施ISO9001:2008质量管理体系认证的企业以生产有形实物为主的制造企业为多,文化媒体类企业很少,但近年来也有增多趋势,如上海东方卫视、千龙网等,亦有高等院校[1]、科技期刊[2-3]实施质量管理体系。作为媒体,科技期刊与有形实物产品有着诸多不同。为此,本文结合本刊ISO9001:2008质量管理体系[4]认证工作,就科技期刊与其他有形实物产品在质量管理体系中的不同点作以介绍。

一、科技期刊导入质量管理体系的特点

(一)顾客要求的复杂性

根据GB/T 19000:2008中关于顾客的定义[5],读者就是科技期刊的顾客。尽管订阅刊物的多为组织,如院校、研究院所、纺织生产企业及纺织相关单位,但刊物的真正使用者还是个人。这里需要注意读者与作者间的兼容性,科技期刊绝大多数作者就是刊物的忠实读者,而读者经过一定培养也可以成为作者。此外,本刊还拥有一定数量的广告客户,他们与期刊社有着经济关系,因此也是期刊的顾客。

明确了顾客就要明确顾客要求。刊物价格、编印质量及订阅、发布信息等相关服务方面,如编印质量达到相关规定要求、能准时寄送刊物、建立通畅的反馈渠道等顾客要求与生产有形实物的企业相同。但作为媒体,科技期刊不仅具有科技成果历史记载功能,更具有着科技信息传播、科学引领、教育等功能。因而顾客对先进适用科技信息的需求或期望这一精神层面上的要求显得更为突出和重要。本刊顾客主要为从事棉纺织生产技术各个层面的技术人员,在兼顾生产、科研、教学需要的基础上,刊物内容甄选更注重前瞻性、适用性和操作性,进而形成了不同于注重学术理论的“学报”和着重普及的“科普刊物”的独特风格。同时,在信息爆炸的今天,顾客对信息的要求显然具有变化速度快、需求多样的特点,为此本刊在关注纺织科技信息的同时,通过实时更新编委和通讯员队伍、走访与调查顾客、参加专业会议及行业大型展会、加强与专家和作者的联系、深入纺织企业调研、学习业内重要指导性文件等手段广泛采集顾客要求。

法律法规及标准也不可忽视,虽然顾客通常不明示,但无论从宣传规范化的角度还是从权威性的角度出发都是科技期刊必须遵守的,即隐含要求。本刊自认证以来,认真收集了编辑出版类、纺织类的法律法规及标准,在保证各法律法规和标准的有效性和适用性的同时对国家发布的重要文件予以关注,并对较重要或关系密切的进行了培训。以“实用、可操作性强、向标准靠拢”的原则不断修订《棉纺织技术编辑规范》文件,指导日常编校工作,并将不发生违规行为定为质量目标之一。

(二)产品的精神特性

如前所述,科技期刊产品包含物质和精神两部分。对于前者,本刊通过控制编辑差错率和印装抽验合格率来保证。而后者是直接作用于顾客的意识形态之中,难以形成直接的刚性评价标准,它不仅要满足个体需求,更多要满足公众利益需要及法规行政、政策要求。精神质量很难被量化,更强调主观判断,强调心灵的交融和精神的启迪[6]。科技期刊的灵魂就在于传播先进科技信息,为社会生产服务,为国民经济服务。从这点来说,精神产品质量尤为重要。期刊不同于图书,其连续出版和内容较“杂”的特性促使期刊更关注全局及长远策划。

为此,本刊广泛征求专家、学者、读者和作者意见,在每年年底对下一年度各期专题提前进行策划,执行中再根据最新反馈信息进行一定调整,并由主编审核把关,保证全年报道信息的全面性和先进适用性。所有稿件进行不端文献检索,每期稿件只有在经过全体编辑认可后方确定刊登。以读者可参考程度为主要考察项目,定期进行读者调查,并统计分析其中存在的问题,拿出解决对策。对于广告客户,由业务员、设计人员、设计主管、终审员、业务主管层层把关广告制作全流程,并由专人对广告内容进行审查,杜绝错误、夸大、虚假内容刊出,使其表达更真实、准确和可信。此外,在加强编辑队伍及素质建设的同时,聘请一线资深纺织专家到编辑部为技术编辑;密切关注期刊在各大期刊评价数据库中的排名情况,并逐年跟踪其变化情况;积极参与期刊评审活动及会议,与同行交流编辑、出版经验,促进刊物质量的提高。

(三)记录载体与形式的多样性

质量管理体系要求的可控和可追溯性必然使得大量内容需要被记录下来。随着时代的发展,目前本刊98%以上投稿及所有广告来样均为电子形式,与生产有形实物的企业相比,其载体和形式更具多样性。

鉴于内文加工过程与广告设计过程特点的不同,我们分别设置了不同的加工流程。对于内文,本刊实行的是“五审”和三校,即 “初审筛选”、“专业编审”、“责编选录”、“集体会审”、“主编终审”和校对一校、责编二校和三校清样。以《来稿处理表》反映稿件刊用情况,以《稿件评审单》反映专家审稿意见,以《编排作业表》反映组稿和校对情况。它们之间相互衔接实现内文编校过程的可控性和可追溯性。对于广告,以《广告设计制作流程单》跟随具体广告实现其制作过程的可控和可追溯性。

随着2004年《电子签名法》的颁布,电子签名受到了法律认可,但电子签名现多应用于电子商务领域,对应用环境和技术有较高要求[7],目前在质量管理体系中应用难度较高,因而对于以上记录,本刊依然以纸张为载体,各个质量控制节点仍需由责任人亲笔签名确认。需要注意的是,目前很多科技期刊都在使用采编系统,每篇稿件的各类信息在系统中都清晰可见,相比传统的手工操作具有清晰、检索方便、备份容易、系统性强、统计方便的优点。只要使用采编系统的各类人员保护好各自的密码和用户名,就能确定编校各环节的责任者,进而实现内文编校过程的可控性和可追溯性。从这一角度来说采编系统与质量管理体系具有良好的融合性。此外,电子文件的增多和网络的普及使得电子邮件、QQ等聊天工具大行其道。与质量管理体系运行有关的信息,如与读者、作者、专家、广告客户等进行交流和沟通的信息,采购信息的审批信息,不合格品及服务的评审和处理信息等,备份和管理工作难度较大,除各人员设定专用邮箱和QQ号并尽量不删除往来邮件并及时备份外,利用采编系统强大的管理功能、信息传递和自动备份功能,也能达到较好的效果。

二、质量管理体系运行效果及注意问题

本刊导入ISO 9001质量管理体系以来已平稳运行了10年。通过ISO 9001质量管理体系相关文件和记录的建立,规范了编辑出版活动,明确了各人员职责,事事有程序、作业有标准、体系有监督、不良有纠正。在质量体系具体运行中,以顾客为关注焦点的理念将顾客要求明确化、具体化、全面化,为确保刊物质量打下了坚实基础;领导作用的充分发挥,使得质量管理具有强大的核心凝聚力和长久的推动力;全员参与则强化了编辑团队的质量意识、市场观念和工作作风;过程控制将各种工作差错消灭在萌芽阶段;管理的系统方法充分发挥和调控各部门、各过程和各文件直接的体系效应,有效避免了执行不力和重复劳动现象;持续改进的管理要求不断审视自身、积极寻求改进机会,促使工作绩效再上新台阶;基于事实的决策方法保证了决策的先进性、有效性和可行性;互利的供方关系创造了双赢的合作关系。目前,本刊质量管理目标中的编辑差错率由最初的万分之五收严到万分之二;刊物连续六次入编《中文核心期刊要目总览》;连续三次荣获“陕西省科技期刊精品奖”。

当然,鉴于科技期刊的特殊性,体系管理在具体执行中也遇到了很多问题,科技期刊导入ISO9001后还应注意以下几点:1.编辑加工过程中,虽然往来多为电子文件为主的信息,但其中大量的顾客信息也属于顾客财产,组织应对其采取必要的保密措施。2.期刊印装质量抽样人员是否有抽验资质及组织本身是否具备抽验条件(仪器设备是否满足检验需要),组织对何人进行抽验授权。3.除对外包方(印刷企业和邮局)进行必要的评审外,在年度考核中还应注意印刷企业的《印刷许可证》以及与邮局的代发合同是否在有效期内。4.关注广告差错率与内文编辑差错率制定中的不同之处及其合理性。

三、结 语

由于科技期刊的精神特质,其质量控制更具重要意义。通过导入ISO9001质量管理体系,借助其科学的管理理念、极尽细化的管理模式和完备的质量管理八项原则,更全面和客观地了解顾客要求,制定出符合顾客要求的质量方针来指导质量控制,进而制定出符合现阶段实际情况的质量目标,使质量方针有效分解并落到实处,围绕持续改进下功夫实现质量管理质的突破,不断督促组织各成员提高业务素质,通过事前控制,降低甚至消除不合格品产生的因素,以达到降低成本的目的,促使期刊以准确的定位、独特的办刊特色、高素质的团队、过硬的刊物质量,在兼顾社会效益与经济效益的情况下,将积极向上的精神文化理念注入刊物,开拓属于自己的可持续发展道路,在科技期刊领域中占有一席之地。

 (作者系:赵帆,陕西棉纺织技术期刊社责任编辑;潘鹏,陕西棉纺织技术期刊社责任编辑)

参考文献:

[1] 邱建国,杨默函,李君等.教育部属高校科研质量管理体系调查研究[J].北京大学学报(自然科学版),2013(2).

[2] 孔钺.引入国际标准化管理体系 提高军事科技期刊质量[J].编辑学报,2007(2).

[3] 李玉坤,孙景工,程静华等.ISO9000质量管理原则在《医疗卫生装备》杂志控制中的应用[J].中国科技期刊研究,2009(4).

[4] 国家质量监督检验检疫总局,国家标准化管理委员会.GB/T 19001-2008 质量管理体系要求[S].北京:中国标准出版社,2008.

[5] 国家质量监督检验检疫总局,国家标准化管理委员会.GB/T 19000-2008 质量管理体系 基础和术语[S].北京:中国标准出版社,2008.

[6] 李怀林.认证研究[M].北京:经济日报出版社,2004.

[7] 王思叶,陈恭亮.电子签名法若干问题研究[J].信息安全与通信保密,2006(8).

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(责编:汪倩(实习生)、宋心蕊)




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