"会小二"一键搞定各色会议 靠大数据满足个性需求

　　会小二工作人员布置会场。京华时报记者陶冉摄

　　虽然“中国人爱开会”被当作是一句玩笑话，但开会的烦恼是大多数人都经历过的，特别是办会的过程，更是让办会者不胜其烦。针对这一市场痛点，曾历经办会痛苦的杨亮创建了一个连接线上和线下的O2O平台——“会小二”。用户只需点击手机，发布会议需求，两小时内，涵盖开会场地、用餐、住宿等信息的几个备选方案便会发到用户微信上，价格也砍到市面最低。

　　□现场直击

　　忙碌的夜晚

　　下午5点，大雾。“会小二”酒店合作部的大鹏和会务顾问小冬提前吃过晚饭，来到西六环的一家大酒店。大鹏看了看时间，他先跟酒店最后确认房间和晚餐情况,因为客户及与会者们马上就要到达酒店。

　　客户是一家基金公司，将于明天在这里召开千人大会，而两天前的下午他们才提交办会需求。这个是“急活”,会小二负责从会议流程设计到住房、用餐、设备、嘉宾邀请的所有环节。

　　小冬负责跟开会公司的工作人员在酒店大门内侧摆签到台，见缝插针接受记者采访的大鹏，则每隔几分钟就会被酒店和客户的工作人员叫走。这时，他们遇到了突发状况：有部分参会者发现自己的房卡不仅能开自己的房间，还能打开其他人的房间。眼下已有几十人入住，前台大乱。

　　好在小冬办会经验丰富，她开始安排酒店人员对这次事故进行处理，先把嘉宾的个人信息和房间名单整理核对，然后逐个询问，以确认是哪些房卡出现问题，及时修正了房卡信息。问题在15分钟左右得到解决。

　　晚10点左右，会场空了出来，记者看到，十几个穿着蓝色卫衣的工作人员搬着搭建器材进场，他们的衣服上都标识着“会小二”的字样。创业团队“老人”之一石硕向记者解释，这些是供应商的工作人员，为了保证服务质量，会小二筛选了专业的供应商，并要求工作人员保持平台的统一形象。

　　晚上11点，整个搭建团队分成两组，一组搭建背板，另一组搭建LED屏幕和灯光。石硕、小冬和大鹏负责监督把控工作人员搭建进程。将近凌晨1点，搭建工作基本就绪，设备的调试工作随即展开，活动当天的主持人也开始进场彩排。彩排结束后已是凌晨2点。

　　□业务模式

　　靠大数据满足个性需求

　　“我们做成生意全靠大数据。”会小二CEO杨亮告诉记者，会小二不是传统的会务公司，而是一家互联网科技公司。以前，办会场地信息网上搜、找朋友、打电话，一遍遍看场地，一次次砍价……针对会议服务市场的这些“痛点”，会小二创建了一个海量场地数据搜索引擎，目前用户可以搜到中国40000多个会议场地的精确数据、图片。“详实的数据包括有没有舞台、舞台长宽高、有没有柱子，还有酒店装修新旧情况以及办过什么类型的会等等。”

　　杨亮在电脑前展示了会小二的后台系统，客户发布会议类型、人数、预算和地理位置需求后，会小二系统后台自动为客户匹配合适的场地和会议资源，在2至4小时之内将多个符合客户需求的方案以PPT的形式发送给客户手机端，现在方案生成时间最快可缩短到几分钟。而会小二的酒店供应商等，同时在使用“小二帮”等移动工具，不断丰富和完善会小二的后台数据。

　　强大的后台系统可以满足用户苛刻的要求。一次，一个培训机构给会小二会务顾问打电话问：“我这边的预算要求在北京开会人均住宿在30元到35元之间，全天连食宿人均不超过70元，不知能能不能找到酒店？”来电者在电话中很不好意思，因为他们找了很多地方都没有找到合适的场地，只是想通过会小二碰碰运气。经过系统数据匹配，会小二竟然真为他们找到了两家酒店。

　　常在会场一线工作的小冬说，会小二的技术团队开发了一套会议管理系统，其中有个应用叫“签到助手”，大大提高了办会效率。这套后台系统还会及时显示签到人数、嘉宾姓名等信息，使签到更加快捷和智能。

　　把服务延伸到线下

　　虽然会小二通过大数据技术给用户提供了海量场地信息，但杨亮发现，用户更需要的是一整套的会议方案。于是，杨亮决定服务要延伸到线下，一些重要会议，会小二会派工作人员协助执行。2014年会小二工作人员介入执行的会议有数百次。如此一来，会小二成为了一家打通线上线下服务的O2O平台。

　　小冬几天前参加了一个论坛的现场执行，当天的活动原本按200人左右设置，不料会前几小时主办方告知，最后可能要来700人，这样很容易引发混乱。小冬现场重新梳理了工作，安排酒店工作人员分时段分区域引导客人进入会场大厅不同的门，当客人从前半区的门进得差不多后，工作人员引导其他客人从中半区进场。与此同时，启用会小二的签到系统，扫码签到几十秒搞定，几乎没有嘉宾在签到处拥挤的情况发生。

　　小冬称：“大部分情况下，中小规模的会，我们不‘跟会’，会小二的特点，是更强调会议各个资源方的标准化衔接，使客户自助办会，流程标准、效果可控；部分大会，会有1-2名有经验的会议顾问，现场协助监督供应商的质量、配合，帮缺乏办会经验的客户把控流程、弥补漏洞。”她说，“总体上，就是用高效的IT系统、标准化的流程和最少的人员，帮客户节省成本的同时，做到效果可控。”

　　□见证变化

　　“节俭办会”正盛行

　　据杨亮介绍，2014年会小二处理了数千家企业客户的会议需求。创建伊始，会小二网的平均客单价在3万元左右。随着会小二替客户出具了越来越多的会议方案，也就沉淀出很多的“会议模型”，这些模型，就转化成“会议套餐”。客户在会小二平台搜索到会议套餐后，可以直接下单预订。会小二并不从客户处收费，而是从酒店、物料供应商等资源方收取总价8%的推广费和平台技术使用费。“由于聚合了上万家企业集体采购，会议室和客房的价格比客户直接去酒店预订低10%-50%。”杨亮透露。

　　“对于酒店、供应商和客户‘扯皮’的情况，会小二会全面介入。”杨亮介绍，有时酒店在接到其他“肥单”后，会把此前承接的“瘦活”取消。会小二把很多小客户的需求聚合在一起，以大客户的力量制衡这种不诚信行为，为客户争取酒店补偿。随着会小二输送的订单越来越多，考虑到长期合作，这种唯利是图的短期行为越来越少。

　　会小二的数据显示，自从中央厉行节俭“八项规定”提出之后，会务市场出现了明显的变化，一方面星级酒店等会议资源处于供大于求的状态，另一方面一些单位的会议缩短了会议时间，取消了用餐环节。在杨亮看来，开会是社会运行中一种很重要的沟通方式，现在也越来越回归到传达信息、促进销售以及帮助决策的本质了，单纯用于人际交往的会议比例减少了。

　　□创业故事

　　开业遇冷，以为电话坏了

　　会小二在去年年中得到了来自IDG的数千万元A轮融资，目前，B轮融资谈判正在进行中。

　　“先烧钱培养市场，做到规模再讲盈利”是中国互联网行业的惯例，而杨亮出身于传统媒体，两种商业模式差异很大。谈起转行的机缘，杨亮归结于自己躁动的好奇心。他觉得，从媒体人的角度出发去观察世界很不真实，不安分的他毅然投身互联网行业创业。

　　虽然会小二逐渐站到风口之上，但创业的过程并不是顺风顺水。杨亮回忆，会小二PC网页刚刚上线之时，同事们满心欢喜准备迎接“开门红”，却接连多天都等不到客户下单，办公室的电话也没有响起过。杨亮一度怀疑是电话坏了，还紧张兮兮地找人来修理。

　　工号在10以内的石硕在加入会小二之前，是一家通信设备公司的销售。石硕说，刚来会小二的时候很不适应，因为连扫描仪都不会用，之前的公司有财务部、商务部和销售中心的同事帮忙处理事情，但是现在全都没有了，从与客户沟通、处理需求、项目复盘到准备合同都要自己搞定。“每天一抬头都晚上7点半了。”虽然工作紧张了很多，但他认为每天都过得很开心，尤其是在客户办完会之后，看到客户在朋友圈发的庆祝信息，心里有说不出的高兴。（记者 廖丰 实习记者 蒋雅琛）